mars ikatan pelajar muhammadiyah

Bersatu berpadu menjalin ukhuwwahdi dalam ikatan pelajar muhammadiyahTerampil berilmu berakhlaq muliaPelopor dan pelangsung, penyempurna amanahBerjuang dengan sekuat tenagaTegakkan Islam yang utamaMenjadi kader yang siap sediaUntuk ummat dan bangsaBerdiri tegaklah tampillah di mukaIkrarkan bersama IPM berjayaBersatu berpadu menjalin ukhuwwahdi dalam ikatan pelajar muhammadiyahTerampil berilmu berakhlaq muliaPelopor dan pelangsung, penyempurna amanahBerjuang dengan sekuat tenagaTegakkan Islam yang utamaMenjadi kader yang siap sediaUntuk ummat dan bangsaBerdiri tegaklah tampillah di mukaIkrarkan bersama IPM berjaya

Pedoman Administrasi IPM

SURAT KEPUTUSAN

No: 02-SK/PP IPM-018/2010

TENTANG

PEDOMAN ADMINISTRASI

IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam keputusan ini yang di maksud dengan:

1.   kesekretariatan  adalah  kegiatan/aktivitas organisasi yang  berkaitan dengan  ketatausahaan dan

surat-menyurat organisasi.

2.   Surat khusus adalah surat yang memiliki bentuk tersendiri dengan tidak ada pencantuman nomor,

lampiran  dan  hal di  bagian  kiri surat,  malainkan  pecantuman  jenis  surat  di bagian  tengah  dan

digunakan untuk kepentingan tertentu, meliputi surat keputusan, surat instruksi, surat mandat dan

surat keterangan.

3.   Administrasi perbekalan  adalah  kegiatan  atau  aktifitas  organisasi yang  menyangkut  bidang

pengadaan barang-barang organisasi/kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan termasuk  kearsipan.

Pasal  2

Tujuan

Untuk  memberikan  petunjuk  demi kesamaan  dan  keseragaman  pengelolaan  administrasi IPM

dalam rangka menuju tertib organisasi.

BAB I 

ADMINISTRASI PERSURATAN

Pasal 3

Surat terdiri atas surat umum dan surat khusus

Pasal 4

Bagan surat umum terdiri dari :

1.   Kop/kepala surat berisi logo,  tingkat dan nama Organisasi dengan perincian sebagai berikut :

a.   Logo berada rata tengah dengan posisi paling atas.

b.   Warna logo sebagaimana terdapat dalam anggaran dasar.

c.   Tulisan tingkat dan nama organisasi rata tengah, menggunakan bahasa indonesia dengan

jenis huruf arial ukuran font 12 dipertebal berada di bawah logo.

d.   Warna tulisan tingkat dan nama organisasi adalah hijau.

2.   Alamat sekretariat  ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon,  electronic mail (e-mail)

kota kedudukan dan kode pos dengan perincian sebagaiberikut :

a.   di tulis dengan warna hijau.

Pedoman Administrasi IPM       1

b.   berada di paling bawah kertas surat.

c.   di tulis rata tengah.

3.   Kalimat  Basmallah  ditulis  rata  tengah.  Kalimat  Basmalah  dapat  ditulis  dengan  huruf  Arab

berada di bawah kop/kepala surat.

4.   Nomor surat :

a.   Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal  (satu pokok surat) dan satu tujuan.

b.   Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif, Misalnya:

Yth. PW IPM se- Indonesia

Yth. PD IPM se- Kalimantan Timur

5.   Lampiran Surat :

a.   Lampiran tidak disertai kop surat.

b.   Lampiran  tidak  dicantumkan  apabila  dalam surat  tersebut  tidak  ada  lampiran  atau  tidak

menyertakan lampiran.

6.   Perihal berisi maksud surat, ditulis pendek menyebutkan isi surat.

7.   Tanggal pembuatan surat terbagi atas dua macam; Hijriah ditempatkan pada bagian atas dan

Miladiyah ditempatkan pada bagian bawah. Kota tempat pembuatan surat dicantumkan apabila

mempunyai dua kantor.

8.   Tujuan

Ditulis mulai dari pinggir kiri, disesuaikan dengan panjangnya rangkaian kata tujuan surat.

9.   Salam Pembuka

Assalamu’alaikum Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri.

10. Isi surat singkat, padat, menunukkan perihal surat ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus

(rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow 12, spasi satu. 

11. Semboyan  IPM  “Nuun  Walqolami    Wamaa  Yasthuruun”  digunakan  pada  tiap  surat  IPM  dan

ditulis dengan huruf latin

12. Salam penutup

Wassalamu’alaikum Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri.

13. Penandatangan surat :

a.   Penandatangan  surat  umum  terdiri  atas;  Ketua  Umum  dan sekretaris  jenderal/sekretaris

umum.

b.   Jika salahsatu dari keduanya berhalangan, maka di penandatangan di lakukan oleh Ketua

umum dan sekretaris atau ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris umum.

c.   Jika ketua umum dan sekretaris jenderal/sekretaris umum sama-sama berhalangan, maka

penandatangan dilakukan oleh ketua dan sekretaris.

d.   Khusus untuk urusan keuangan kecuali permohonan dana, penandatangan di lakukan oleh

ketua  umum  dan  bendahara  umum,  jika  berhalangan  maka  pemberlakukannya

berdasarkan jabatan hierarki seperti poin b dan c ayat ini.

e.   Nama  Ketua  Umum/Ketua  dan  Sekretaris  Jenderal/Sekretaris  Umum/Sekretraris  atau

dengan Bendahara Umum / Bendahara, ditulis di bagian bawah. 

f.    Penulisan nama sebagaimana poin e tersebut diikuti dengan NBA (Nomor Baku Anggota)

ditulis tebal tanpa garis bawah.

g.   Penulisan  nama  sebagaiman  poin e  tersebut  dilarang  menggunakan  gelar  akademik,

agama, profesi dan kebangsawanan dalam pembuatan surat-surat IPM.

Pedoman Administrasi IPM       2

14. Bila surat memerlukan tembusan, penulisan ditempatkan pada bagian bawah kiri.

15. Bila  surat  memerlukan  catatan  untuk  tambahan  dan  atau  nomor  personal untuk  konfirmasii

surat,  penulisan  ditempatkan  pada  bagian  paling  bawah,jenis  huruf  cetak  yang  dibedakan

dengan isi surat. 

16. Kertas untuk surat resmi  berwarna putih (HVS) ukuran A4.

17. contoh  bagan  surat  umum  terdapat  dalam  lampiran  yang  merupakan  bagian  tak  terpisahkan

dari pedoman ini.

Pasal 5

Kode surat terdiri atas kode klasifikasi jenis kepentingan surat, kode klasifikasi tujuan surat, kode

indeks wilayah yang mengeluarkan surat, tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat, nomor urut

surat dalam satuan tahunan, dan tahun surat di keluarkan.

Pasal 6

Keterangan kode Indeks surat adalah sebagai berikut :

1.   kode klasifikasi jenis kepentingan surat berisi huruf dari A sampai C.

2.   kode klasifikasi tujuan berisi angka 1 dan 2.

3.   kode indeks wilayah yang mengeluarkan surat berisi angka romawi.

4.   tingkat pimpinan berisi singkatan pimpinan IPM.

5.   nomor urut berisi angka yang berurutan dari satu surat ke surat yang lain.

6.   tahun surat berisi angka tahun yang menunjukkan tahun miladiyah surat di buat.

Pasal 7

Kode klasifikasi jenis kepentingan surat adalah sebagai berikut:

1.   A : urusan Organisasi.

2.    urusan  organisasi yang  di maksud  angka  1  pasal ini meliputi :  permusyawaratan,

acara/kegiatan, laporan aktivitas, perlengkapan, serta hal lain yang berkaitan dengan urusan

keorganisasian.

3.  B : Urusan Personalia, pimpinan dan penghargaan.

4.  urusan  personalia,  pimpinan,  dan  penghargaan  yang di maksud angka  3  pasal ini meliputi :

pendaftaran,  skorsing,  mutasi,  pemberhentian,  alumnus,  pengesahan  anggota,  pengesahan

pimpinan,  pemberian  mandat,  penghargaan,  pengangkatan  anggota  kehormatan,  piagam

penghargaan,  serta  hal lain  yang  berkaitan  dengan  urusan  perseorangan,  personalia,  atau

pimpinan.

5.  C : urusan keuangan.

6.  urusan  keuangan  yang  di maksud  angka  5  pasal ini meliputi:  sumbangan,  iuran,  infaq

anggota/pimpinan,  uang  pangkal,  donasi,  utang/tagihan  piutang,  rekening  bank/giro  pos,

tabungan/simpanan, kerjasama dalam bidang keuangan dengan pihak luar, laporan keuangan,

dan hal lain yang berkaitan dengan laporan keuangan.

Pedoman Administrasi IPM       3

Pasal 8

Kode klasifikasi tujuan surat adalah sebagai berikut:

1.   1: Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak  Intern   

IPM dan Persyarikatan.

2.   2: Ditujukan kepada individu atau intsitusi di luar IPM dan Persyarikatan.

Pasal 9

Keterangan kode indeks wilayah adalah sebagai berikut:

1.  I            : Nangroe Aceh Darussalam.

2.  II           : Sumatera Utara.

3.  III          : Sumatera Barat.

4.  IV         : Jambi.

5.  V          : Riau.

6.  VI         : Bengkulu.

7.  VI 

: Sumatera selatan.

8.  VI I       : Lampung.

9.  IX         : DKI Jakarta.

10.  X         : Jawa Barat.

11.  XI        : Jawa Tengah.

12.  XI        : Daerah Istimewa Yogyakarta.

13.  XI I      : Jawa Timur.

14.  XIV     : Bali.

15.  XV       : Nusa Tenggara Barat.

16.  XVI     : Nusa Tenggara Timur.

17.  XVI     : Kalimantan Barat.

18.  XVI I  : kalimantan Tengah.

19.  XIX     : Kalimantan Selatan.

20.  XX       : Kalimantan Timur.

21.  XXI     : Sulawesi Utara.

22.  XXI     : Sulawesi Tengah.

23.  XXI I  : Sulawesi Selatan.

24.  XXIV  : Maluku.

25.  XXV  : Sulawesi Tenggara.

26.  XXVI  : Papua.

27.  XXVII  : Maluku Utara.

28.  XXVII   : Banten.

29.  XXIX  : Bangka Belitung.

30.  XXX  : Gorontalo.

31.  XXXI  : Kepulauan Riau.

32.  XXXII  : Sulawesi Barat.

Pedoman Administrasi IPM   4

Pasal 10

Contoh  kode  surat  umum  terdapat  dalam lampiran  yang  merupakan  bagian  tak  terpisahkan  dari

pedoman ini.

Pasal 11

Bagan surat khusus terdiri dari :

1.   Kop/kepala surat sama formatnya sebagaimana angka 1 pasal 4 di atas.

2.   Dalam surat khusus tidak mencantumkan alamat pimpinan.

3.   Judul    Surat      (Surat      Keputusan,     Instruksi,     Surat      Mandat     dan     Surat

Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah dengan huruf cetak kapital dan bergaris

bawah.

4.   Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah judul surat.

5.   Untuk  Surat  Keputusan  dan  Instruksi,  dicantumkan  inti atau  tema  surat  tersebut  dengan

mencantumkan kata  tentang. Sekaligus menjelaskan maksud surat.

6.   Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata  kanan kiri) dan ditulis dengan jenis

huruf Arial Narrow 12, spasi satu. 

7.   Tidak mencantumkan jumlah satuan lampiran  dalam surat.

8.   Tidak mencantumkan salam pembuka dan penutup.

9.   Tanggal surat diletakan di bagian akhir isi surat, sebelah kanan, diatas tanda tangan  pejabat

berwenang  di bagian  kanan.  Dengan  mencantumkan  tempat  dan  waktu  ditetapkannya  surat

tersebut.

10. Penandatangan  surat  khusus  di lakukan  oleh  ketua  umum  dan  sekretaris  jenderal/sekretaris

umum.

11. Kecuali untuk syahadah dan penghargaan, maka penandatangan surat khusus dapat dilakukan

sesuai hirarki struktur sebagaimana pasal 4 angka 13 huruf b dan c.

12. Contoh bagan surat khusus terdapat dalam lampiran pedoman ini.

Pasal 12

Kode  surat  khusus  berisi nomor  urut,  kode  jenis  surat  khusus,  kode  wilayah,  tingkat  pimpinan,

tahun di keluarkan surat.

Pasal 13

Kode jenis surat segaimana pasal di atas adalah sebagai berikut.

1.  Surat Keputusan          : KEP.

2.  Surat Instruksi              : INS.

3.  Surat Mandat             : MAN.

4.  Surat Keterangan         : KET.

Pasal 14

Contoh kode surat khusus terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari

pedoman ini.

Pedoman Administrasi IPM       5

Pasal 15 

Kode surat panitia terdiri atas kode klasifikasi jenis kepentingan surat, kode klasifikasi tujuan surat,

kode  indeks  wilayah  yang  mengeluarkan  surat,  tingkat  pimpinan  yang  mengeluarkan  surat,  jenil

kepantiaan, nomor urut surat dalam satuan tahunan, dan tahun surat di keluarkan.

Pasal 16 

Bagan surat umum terdiri dari :

1.   Kop/kepala surat berisi logo,  tingkat dan nama kepanitian dengan perincian sebagai berikut :

a.   Logo 

b.   Desain logo sesuai kreativitas masing-masing kepanitian.

2.   Alamat sekretariat  ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon,  electronic mail (e-mail)

kota kedudukan dan kode pos dengan perincian sebagaiberikut : 

3.   Kalimat  Basmallah  ditulis  rata  tengah.  Kalimat  Basmalah  dapat  ditulis  dengan  huruf  Arab

berada di bawah kop/kepala surat.

4.   Nomor surat :

c.   Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal  (satu pokok surat) dan satu tujuan.

d.   Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif, Misalnya:

Yth. PW IPM se- Indonesia

Yth. PD IPM se- Kalimantan Timur

5.   Lampiran Surat :

c.   Lampiran tidak disertai kop surat.

d.   Lampiran  tidak  dicantumkan  apabila  dalam surat  tersebut  tidak  ada  lampiran  atau  tidak

menyertakan lampiran.

6.   Perihal berisi maksud surat, ditulis pendek menyebutkan isi surat.

7.   Tanggal pembuatan surat terbagi atas dua macam; Hijriah ditempatkan pada bagian atas dan

Miladiyah ditempatkan pada bagian bawah. Kota tempat pembuatan surat dicantumkan apabila

mempunyai dua kantor.

8.   Tujuan

Ditulis mulai dari pinggir kiri, disesuaikan dengan panjangnya rangkaian kata tujuan surat.

9.   Salam Pembuka

Assalamu’alaikum Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri.

10. Isi surat singkat, padat, menunukkan perihal surat ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus

(rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow 12, spasi satu. 

11. Semboyan  IPM  “Nuun  Walqolami    Wamaa  Yasthuruun”  digunakan  pada  tiap  surat  IPM  dan

ditulis dengan huruf latin

12. Salam penutup

Wassalamu’alaikum Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri.

13. Penandatangan surat :

c.   Penandatangan surat panitia terdiri atas; Ketua dan sekretaris.

d.   Nama  Ketua  Umum/Ketua  dan  Sekretaris  Jenderal/Sekretaris  Umum/Sekretraris  atau

dengan Bendahara Umum / Bendahara, ditulis di bagian bawah. 

e.   Turut mengetahui Ketua Umum.

Pedoman Administrasi IPM       6

f.    Penulisan  nama  sebagaiman  poin e  tersebut  dilarang  menggunakan  gelar  akademik,

agama, profesi dan kebangsawanan dalam pembuatan surat-surat IPM.

14. Bila surat memerlukan tembusan, penulisan ditempatkan pada bagian bawah kiri.

15. Bila  surat  memerlukan  catatan  untuk  tambahan  dan  atau  nomor  personal untuk  konfirmasii

surat,  penulisan  ditempatkan  pada  bagian  paling  bawah,jenis  huruf  cetak  yang  dibedakan

dengan isi surat. 

16. Kertas untuk surat resmi  berwarna putih (HVS) ukuran A4.

Pasal 17

contoh bagan surat panitia terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari

pedoman ini.

Pasal 18

Untuk melegaliasi, surat wajib di stempel yang menunjukkan keterangan institusi pembuat surat.

Pasal 19

Untuk efesiensi waktu, surat dapat disampaikan melalui Internet  dengan  elektronik  mail dan atau

faksimile, akan tetapi surat yang asli harus tetap disampaikan.

BAB I I

ARSIP SURAT

Pasal 20

Seluruh surat keluar dan surat masuk di catat berdasarkan klasifikasi jenis surat maupun asal surat.

Pasal 21

Klasifikasi sebagaimana pasal 17 di atas adalah sebagai berikut:

1.   berdasarkan Jenis Surat, yaitu: surat masuk dan keluar disimpan secara terpisah dengan dasar

sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan atau nomor masuk pada surat yang diterima.

2.   berdasarkan  Asal Surat,  yaitu:  surat  yang  masuk  disimpan  berdasarkan  asal surat  yang

diterima  menurut  klasifikasi  lembaga  yang  mengirimkan.  Misalnya  dengan  klasifikasi  sebagai

berikut  :

a.         Intern IPM (Wilayah, Daerah, Cabang, Ranting)

b.

c.

d.

Intern Persyarikatan (Muhammadiyah, Majelis, Ortom lain, Lembaga Amal Usaha)

Pemerintah dan Militer

Ormas/OKP, Parpol

3.   berdasarkan Pokok isi/hal, yaitu surat disimpan menurut isi pokok surat, dengan diklasifikasikan

terlebih dahulu berdasarkan  isi surat  tersebut,  sebagaimana  ada  pada  jenis/macam-macam

surat.

Pasal 22

Untuk menghemat ruangan atau tempat penyimpanan arsip, maka perlu ada penyusutan surat yang

sudah tidak diperlukan lagi. 

Pasal 23

Pedoman Administrasi IPM       7

Penyusutan surat di lakukan terhadap:

1.   Arsip/warkat yang telah berusia 2 sampai 3 tahun lebih.

2.   Warkat yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non aktif).

Pasal 24

Cara  Penyusutan  dilakukan  dengan  cara  penjilidan  atau  pemusnahan  arsip  (dibakar)  bila  tidak

digunakan lagi.

BAB IV

ADMINISTRASI PERBEKALAN

Pasal 25

Untuk  melakukan  aktivitas-aktivitas  kantor  diperlukan  administrasi perbekalan  yaitu  tentang  buku

administrasi yang menunjang bekal kantor.

Pasal 26

Buku administrasi terdiri dari:

1.   buku tamu yang berfungsi untuk mengisi daftar tamu masuk dan kritik, saran.

2.   Buku Agenda Surat yang berfungsi untuk mencatat surat masuk dan keluar. 

3.    Buku Notulen Sidang yang berfungsi untuk mencatat hasil-hasil rapat/sidang. 

4.  Buku Presensi Rapat yang berfungsi memuat daftar hadir Pimpinan dalam setiap rapat/sidang.

4.   Buku  Inventaris  yang  berfungsi untuk  mencatat  barang-barang  yang  menjadi milik

organisasi/inventaris.

5.   Buku Data Base yang berfungsi utuk memuat data yang diperlukan organisasi seperti;

a.   Data pribadi personal pimpinan

b.   Data Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting

c.   Data jumlah anggota masing-masing

d.   Data potensi Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting

e.   Lain-lain yang diperlukan

7.  Buku Catatan Kegiatan yang berfungsi untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

8.   Buku  Inventaris  yanng  berfungsi  untuk  mencatat  barang-barang  yang  menjadi milik

organisasi/inventaris.

Pasal 27

Untuk melakukan aktivitas-aktivitas kantor diperlukan alat-alat perkantoran, antara lain; pc (personal

computer), scanner, modem, camera teleconfrence, pesawat telepon, faksimile.

BAB V

ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

Pasal 28

Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan  IPM.

Termasuk  dalam hal ini adalah  pendataan  anggota,  herregistrasi dan  pemilikan  Kartu  Tanda

Anggota (KTA).

Pasal 29

Pedoman Administrasi IPM   8

Kartu Tanda Anggota dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat, yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa

seseorang secara resmi telah menjadi anggota IPM. 

Pasal 30

Prosedur  pemilikan/permohonan  KTA  diatur  dengan  cara  mengajukan  permohonan  kepada

pimpinan pusat di lengkapi:

1.   Blangko permohonan KTA

2.   Pas foto berwarna menghadap ke depan (putri wajib berjilbab) dengan ukuran 2x3 sebanyak 2

lembar

3.   Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.   Surat Pengantar dari Pimpinan yang bersangkutan.

5.   Blanko  resmi permohonan  KTA  dikeluarkan  oleh  PP  IPM  dan  dapat  di  download  di

www.ipm.or.id atau langsung ke sekretariat PP IPM.

Pasal 31

Buku  anggota  sementara/ harian  digunakan sebagai pencatat  anggota  yang bersifat sementara

sebelum diproses lebih lanjut dalam buku  induk tetap kolom yang diperlukan antara lain:

1.   Nomor urut

2.   Nama

3.   Asal Daerah (PD. IPM yang bersangkutan)

4.   Kolom chek list pengajuan kartu baru

5.   Kolom chek list pembaharuan kartu

6.   Tempat/Tanggal lahir

7.   Pendidikan

8.   Alamat

9.   Keterangan

Pasal 32

Buku  induk tetap merupakan buku yang berisi data seseorang yang sudah menjadi anggota tetap.

Kolom buku tersebut antara lain :

1.   Nomor Urut

2.   Nomor Baku Anggota

3.   Nama

4.   Asal daerah (PD. IPM yang bersangkutan)

5.   Tempat Tanggal lahir

6.   Pendidikan

7.   Alamat

8.   Keterangan

Pasal 33

Buku mutasi digunakan khusus untuk mencatat anggota yang pindah dari satu daerah ke daerah

yang lain diluar wilayah kepemimpinannya. Kolom Yang diperlukan antar lain:

1.   Nomor urut.

Pedoman Administrasi IPM       9

2.   Nama.

3.   Tempat Tanggal lahir.

4.   Jabatan terakhir (sebelum mutasi).

5.   Masa jabatan/keanggotaan (sebelum mutasi).

6.   Kota tujuan mutasi.

7.   Alamat dan kontak person setelah mutasi.

8.   Keterangan

Pasal 34

Macam - Macam Bentuk Mutasi:

1.   Mutasi Domisili: perubahan status domisili pimpinan/anggota dari suatu tempat ke tempat yang

lain.

2.   Mutasi  jabatan: perubahan status jabatan fungsional pada tingkatan pimpinan.

Pasal 35

Prosedur Mutasi:

1.   Mutasi Domisili

a.   Yang  bersangkutan  memohon  surat    keterangan  mutasi dari Pimpinan  Ranting/Cabang/

Daerah  atau Wilayah asal mutasi

b.   Pimpinan Ranting/Cabang/Daerah atau wilayah asal mutasi memberikan surat keterangan

mutasi kepada yang bersangkutan  dengan tembusan kepada Pimpinan IPM  tujuan mutasi

dan diatasnya.

c.   Selanjutnya yang besangkutan melaporkan diri kepada pimpinan IPM  tujuan mutasi.

2.   Mutasi Jabatan

Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan ditingkatnya kepada Pimpinan

diatasnya.

BAB VI

LAPORAN ORGANISASI

Pasal 36

Ketentuan mengenai Laporan organisasi adalah sebagai berikut :

1.   Masing-masing  tingkat  pimpinan  wajib  melaporkan  kegiatan  yang  dilaksanakan  kepada

pimpinan di atasnya secara berkala 3 bulan.

2.   Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang dalam rapat pimpinan.

3.   Setiap  personal yang  melakukan  kegiatan  yang  menyangkut  organisasi atau  tidak,  wajib

melaporkan kegiatannya pada sidang organisasi.

4.   Masing  -  masing  tingkat  kepemimpian  membuat  laporan  pertanggungjawaban  untuk

disampaikan  dalam forum  permusyawaratan  tertinggi di tiap  tingkatan.  Laporan  tersebut

setidaknya terdiri atas;

a.         Pendahuluan

Pedoman Administrasi IPM  10

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

Kondisi Obyektif

Keputusan Permusyawaratan Terdahulu

Konsep Dasar Program

Pelaksanaan Program 

Problematika yang Dihadapi 

Saran

Penutup

BAB VI 

ATRIBUT ORGANISASI

Pasal 37

Atribut Ikatan Pelajar Muhammaiyah adalah sebagai berikut :

1.   Lambang organisasi Ikatan  Pelajar Muhammadiyah  

2.   Stempel/cap organisasi

3.   Papan nama organisasi

4.   Kartu tanda anggota

5.   Bendera

6.   Pin

7.   Jaket/jas

8.   Batik Nasional

Pasal 38

Lambang organisasi  Ikatan Pelajar Muhammadiyah  memiliki ciri;

1.   Bentuk segi lima perisai, runcing dibawah merupakan deformasi bentuk pena.

2.   Ukuran satu berbanding dua.

3.   Warna  kuning  berarti keagungan  dan  ketuhanan;  putih berarti kesucian;  merah  berarti

keberanian.

4.   Isi  :  ada  lima  jalur  penurun.  Tiga  besar  dan  dua  jalur  kecil,  jalur  tengah,  runcing  di bawah

berwarna kuning; lebar seperempat lebar perisai lambang dan diapit dua jalur kecil berwarna

merah dengan lebar seperduapuluh (1/20) lebar perisai, dan dua jalur besar berwarna merah

dengan lebar ¼ lebar perisai.

5.   Gambar matahari bersinar ( berjumlah 12 sinar ) yang terletak ditengah (sedikit agak keatas)

perisai,  merupakan  lambang  Muhammadiyah.  Gambar  matahari yang  berwarna  kuning  yang

menunjukan bahwa IPM adalah keluarga Muhammadiyah. Di tengah bulatan matahari terdapat

gambar buku berarti pengetahuan. Atau bisa juga berarti Al-Qur’an yang suci (putih). Warna

hijau  menunjukan  agar  ilmu  yang  didapatkan  dapat  mempertebal iman.  Di bawah  bulatan

matahari terdapat tulisan ayat Al-quran, surat Al Qalam ayat 1 yang berbunyi “Nuun walqalami

wamaa yasthuruun” (dalam tulisan arab). Artinya: Demi pena  apa yang dituliskannya.

6.   Tulisan  Al-Quran  tersebut  ditulis  dengan  menggunakan  huruf  Arab,  warna  hitam  dan

merupakan  semboyan  IPM.  Huruf  IPM  berwarna  merah  dengan  kontur  hitam.  Merah  berarti

berani serta  aktif  menyampaikan  dakwah  Islam karena  IPM  mengemban  tugas  sebagai

pelopor, pelangsung dan penyempurna  amal usaha Muhammadiyah.

Pedoman Administrasi IPM  11

Pasal 39

Stempel /Cap IPM mempunyai ciri - ciri sebagai berikut :

1.   Bentuk  : oval, tegak lurus vertikal

2.   Tinta  : berwarna biru

3.   Ukuran  : garis tengah, tinggi ( panjang)  4,7 cm dan  lebar 3,2 cm

4.   Tulisan  : di tengah - tengah lingkaran dalam tertera lambang IPM dan diatasnya terdapat kode

wilayah  bersangkutan.  Lingkaran  luar  bagian  atas  tertulis  “Ikatan  Pelajar  Muhammadiyah”.

Lingkaran  luar  bagian  bawah  tertulis  tingkatan  organisasi bersangkutan;  misalnya,  Cabang

Duren  Sawit.  Antara  tulisan  bagian  atas  (  IPM  )  dengan  tulisan  bawah  (tingkat  organisasi)

dipisahkan dengan tanda * (bintang/asterik )

Pasal 40

Pimpinan dapat menggunkan papan nama, dengan ketentuan sebagai berikut :

1.   Bentuk; empat persegi panjang, dengan perbandingan 4:3

2.   Ukuran maksimum;

a.   Tingkat Pusat/Nasional                                : 200 cm : 150 cm

b.   Tingkat Wilayah/Propinsi                              : 180 cm : 135 cm

c.   Tingkat Daerah/Kota/Kabupaten                   : 160 cm : 120 cm

d.   Tingkat Cabang/Kacamatan                         : 140 cm : 105 cm

e.   Tingkat Ranting/Kelompok                       : 120 cm :   90 cm

3.   Isi;

a.   Lambang organisasi

b.   Nama organisasi disertai tingkat dan ruang lingkup

c.   Alamat lengkap organisasi

4.   Warna; Warna dasar kuning telur, tulisan berwarna merah.

Pasal 41

Ketentuan mengenai kartu anggota adalah sebagai berikut :

1.   Bentuk             : empat persegi panjang

2.   Ukuran            : panjang 8.5 cm dan lebar 5.5 cm

3.   Warna             : dasar kuning muda, dengan tulisan warna hitam

4.   Isi

a.   Muka Depan :

-     Di pojok kiri atas; lambang IPM

-     Sebelah atas; tertera maksud dan tujuan IPM

-     Di sebelah bawah kanan ditempel pas foto ukuran 2 x 3 cm 

-     Di sebelah bawah kiri mencantumkan masa berlaku.

b.   Belakang

-     Data pribadi anggota bersangkutan: nomor baku anggota, nama, tempat dan tanggal

lahir, pendidikan dan alamat.

-     Di bawah  bagian  tengah  mencantumkan  Pimpinan  Pusat  Ikatan  Pelajar

Muhammadiyah, Ketua Umum dan Sekretris Jenderal.

Pedoman Administrasi IPM  12

c.   Di kedua  muka  (depan  dan  belakang)  KTA;  ada  tulisan  Ikatan  Pelajar  Muhammadiyah

secara transparan (bayang-bayang).

Pasal 42

Ketentuan mengenai bendera adalah sebagai berikut :

1.   Bentuk             : empat persegi panjang

2.   Ukuran            : 120 cm x 90 cm, Lambang : 25 cm x 40 cm

3.   Warna             : warna dasar kuning, tulisan merah dan lambang sesuai dengan ketentuan.

4.   Jarak tulisan    : dari tepi kanan dan kiri             : 10 cm

  dari tepi atas bawah              :   5 cm

  dari lambang                         :   5 cm

5.   Isi

a.   Lambang yang terletak di tengah-tengah

b.   Tulisan “IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH”  Di atas lambang

Pasal 43

1.   Emblim  (lencana)  adalah  lambang  Ikatan  Pelajar  Muhammadiyah  dengan  bentuk  yang  telah

disahkan. Adapun ukuran lencana tersebut: garis tengah; tinggi 3,5 cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari

besi/logam

2.   Bentuk  Emblim,  di tengah-tengahnya  lambang  IPM,  dilingkari tulisan  Ikatan  Pelajar

Muhammadiyah,  atau  keluarga  besar  Ikatan  Pelajar  Muhammadiyah  dan  pinggirnya  diberi garis

berwarna hitam.

3.   Bagde adalah lambang Ikatan Pelajar Muhammadiyah yang berbentuk empat persegi panjang dan

terbuat dari kain. Ukuran kain; tinggi 12 cm dan lebar 8 cm dengan warna dasar kuning. Di tengah-

tengah tertera gambar lambang IPM dengan ukuran tinggi 10 cm dan lbar 5,5 cm. Warna lambang

sesuai dengan petunjuk.

Pasal 44

Ketentuan mengenai jas IPM adalah sebagai berikut :

1.   Pengertian        : adalah jas khas IPM yang berlaku bagi seluruh anggota dan pimpinan IPM.

2.   Warna jas        : kuning (seperti warna kuning pada bendera IPM)

3.   Model             : berbentuk jas dengan

a.   Kerah                    : terbuka

b.   Bagian bawah         : setengah lingkaran

c.   Bentuk saku          : luar tanpa tutup di bawah, kanan kiri.

d.   Bentuk  belakang  : tengah terbelah bawah.

4.   Jenis kain

5.   Bentuk Bagde  

6.   Setelan bawah  

7.   Pemakaian

: bahan celana

: bentuk lingkaran dengan bordir

: warna gelap

: pada waktu acara resmi.

Pedoman Administrasi IPM  13

Pasal 45

1.   Pimpinan Pusat mengeluarkan batik untuk  IPMawan dan  IPMawati yang berlaku secara nasional

dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan oleh Pimpinan Pusat.

2.   Batik  dapat  dipakai pada  kegiatan  IPM  baik  formal maupun  semi formal dan  atau  menghadiri

undangan – undangan dari organisasi lain seperti diskusi, perjamuan dsb.

BAB VI I

ADMINISTRASI KEUANGAN

Pasal 46

Pedoman  tentang  administrasi keuangan  dibuat  dan  disusun  secara  khusus  dan  tersendiri dalam

Pedoman Adminsitrasi keuangan yang dibuat oleh Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah

BAB IX

PENUTUP

Pasal 47

1.   Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan ditentukan kemudian oleh Pimpinan Pusat.

2.   Pedoman ini berlaku setelah ditanfidzkan oleh Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah.